Het bestuur van de VEN heeft besloten een vertrouwenspersoon te benoemen. De vertrouwenspersoon is aanspreekpunt voor leden die problemen ervaren met mede-leden en/of functionarissen of organen van de vereniging.

In deze notitie worden bedoeling, taken en werkwijze van de vertrouwenspersoon toegelicht.

Doel en werkterrein vertrouwenspersoon

Doel van de aanstelling van een vertrouwenspersoon is (1) het bieden van een klankbord voor leden die problemen ervaren met het gedrag/functioneren van of de communicatie met mede-leden en/of functionarissen of organen van de vereniging en (2) verbetering van de kwaliteit van het verenigingsklimaat op het gebied van onderlinge omgangsvormen en preventie van ongewenst gedrag.

Het werkterrein van de vertrouwenspersoon betreft uitsluitend gedrag of functioneren van mede-leden (inclusief aspirant-leden en VEN-noten) en functionarissen en organen van de VEN. Inschakeling van de vertrouwenspersoon kan met name relevant zijn in afhankelijkheidssituaties, zoals in relatie tot supervisoren, trainers of functionarissen of beoordelende organen van de VEN.

Tot het werkterrein van de vertrouwenspersoon wordt niet gerekend:

• problemen in de relatie met cliënten of collega-zorgverleners;
• klachten van derden (niet-VEN-leden) over VEN-leden;
• inhoudelijke geschillen, bij voorbeeld over een beoordeling in het kader van onderwijs of supervisie, of besluiten over registratie of accreditatie.

Voor inhoudelijke geschillen betreffende registratie kent de VEN een regeling van bezwaar en beroep, zie Reglement Opleidingen en Registraties, hoofdstuk B.3.

Taken

1.      Begeleiding en ondersteuning van leden die problemen met mede-leden, functionarissen of organen van de VEN ervaren door:

• zelfstandig op te treden als aanspreekpunt voor alle leden die problemen ervaren met mede-leden, functionarissen of organen van de VEN;
• een eerste opvang te bieden aan de betreffende leden;
• de betreffende leden bij te staan, van advies te dienen en samen oplossingen te zoeken;
• de betreffende leden desgewenst bij te staan en te ondersteunen bij bemiddeling, het indienen van een klacht bij de commissie van beroep en bemiddeling of andere stappen.

2.     Verbetering van het verenigingsklimaat op het gebied van onderlinge omgang door, indien nodig:

• het doen van voorstellen met betrekking tot beleid ter verbetering van de onderlinge omgangsvormen, bejegening en procedures;
• het stimuleren van de bewustwording op het gebied van onderlinge omgangsvormen, bejegening en procedures, door voorlichting, het opstellen van richtlijnen et cetera.

Tevens kan de vertrouwenspersoon optreden als bemiddelaar in geval van conflicten tussen leden of groepen leden. Dit kan op verzoek van een der partijen of van het bestuur, maar alleen indien beide partijen instemmen met deze rol.

Werkwijze

1. De vertrouwenspersoon verricht zijn/haar werk in strikte vertrouwelijkheid.

• Alle contacten en eventuele klachten zijn volstrekt vertrouwelijk. Dit geldt zowel voor de persoon die de hulp van de vertrouwenspersoon inroept als de inhoud van de hulpvraag.
• Contact met derden vindt alleen plaats na voorafgaande toestemming van degene die de hulp van de vertrouwenspersoon heeft ingeroepen. Dit geldt ook voor contact met degene op wiens gedrag of functioneren het verzoek betrekking heeft.
• De vertrouwenspersoon brengt alleen op verzoek van degene die zijn/haar hulp heeft ingeroepen rapport uit bij het bestuur of andere instanties binnen of buiten de vereniging.

2. De vertrouwenspersoon is volstrekt onafhankelijk. Dit betekent dat hij/zij geen verantwoording van zijn/haar werkzaamheden hoeft af te leggen aan het bestuur of enig ander gremium binnen de VEN. Wel stelt hij/zij jaarlijks een rapportage op over zijn/haar werkzaamheden, waaronder het aantal en de aard van de klachten die hij/zij heeft behandeld. Een en ander voor zover dit de vertrouwelijkheid niet in gevaar brengt, dus de informatie niet te herleiden is tot de persoon van degene die zijn/haar hulp heeft ingeroepen en/of degene wiens gedrag of functioneren het betreft.

Informatie en contact

Deze informatie over de vertrouwenspersoon zal worden opgenomen op het ledengedeelte van de website.

Leden die contact op willen nemen met de vertrouwenspersoon kunnen dit doen via vertrouwenspersoon@emdr.nl